Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt

Die Nebenkostenabrechnung deckt immer einen festen Zeitraum ab. Er darf höchstens 12 Monate lang sein. Die meisten Vermieter rechnen das Kalenderjahr ab, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Wichtig ist nur: Der Zeitraum muss in der Abrechnung klar genannt werden, und er darf sich nicht mit der vorherigen Abrechnung überschneiden.

Suchen Sie alle Rechnungen und Bescheide zusammen, die in den Zeitraum fallen. Typische Unterlagen sind:

• Grundsteuerbescheid der Gemeinde
• Rechnungen für Wasser und Abwasser
• Heizkostenabrechnung des Versorgers oder Messdienstes
• Gebühren für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Beitrag zur Gebäudeversicherung
• Rechnungen für Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Aufzug

Bewahren Sie die Belege gut auf. Ihr Mieter hat das Recht, die Originalbelege einzusehen, wenn er die Abrechnung prüfen möchte.

Nicht alles, was Sie als Vermieter bezahlen, dürfen Sie auf den Mieter umlegen. Erlaubt sind nur die Betriebskosten, die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgezählt sind. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausreinigung und Gartenpflege.

Nicht umlagefähig sind zum Beispiel:

• Reparaturen und Instandhaltung (etwa eine neue Heizungspumpe)
• Verwaltungskosten (Ihr eigener Aufwand, Steuerberater, Kontoführung)
• Leerstandskosten für nicht vermietete Wohnungen

Ein weiterer Punkt: Die Umlage der Betriebskosten muss im Mietvertrag vereinbart sein. In den meisten Mietverträgen ist das der Fall. Werfen Sie trotzdem einen kurzen Blick hinein.

Vermieten Sie nur eine einzelne Wohnung, zum Beispiel eine Eigentumswohnung, ist es einfach: Alle Kosten der Wohnung gehören zu Ihrem Mieter.

Hat Ihr Haus mehrere Wohnungen, müssen Sie die Kosten des Hauses aufteilen. Dafür gibt es sogenannte Verteilerschlüssel:

• Nach Wohnfläche: der gesetzliche Standard (§ 556a BGB). Beispiel: Die Wohnung hat 60 m², das Haus 300 m². Ihr Mieter trägt also ein Fünftel der Kosten.
• Nach Personen: sinnvoll bei Kosten, die von der Personenzahl abhängen, etwa Müll.
• Nach Verbrauch: für Heizung und Warmwasser sogar Pflicht. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass 50 bis 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch abgerechnet werden.
• Pro Wohneinheit: alle Wohnungen zahlen gleich viel, etwa für den Kabelanschluss.

Wichtig: Steht im Mietvertrag ein bestimmter Schlüssel, gilt dieser. Steht dort nichts, gilt die Wohnfläche.

Ihr Mieter zahlt jeden Monat einen Abschlag für die Nebenkosten. Zählen Sie alle Vorauszahlungen des Zeitraums zusammen und ziehen Sie sie vom Kostenanteil des Mieters ab.

• Ist der Kostenanteil höher als die Vorauszahlungen, ergibt sich eine Nachzahlung.
• Sind die Vorauszahlungen höher, hat Ihr Mieter ein Guthaben, das Sie erstatten.

Damit die Abrechnung formell in Ordnung ist, gehören diese Angaben hinein:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten je Kostenart
• der verwendete Verteilerschlüssel
• der Anteil des Mieters je Kostenart
• die geleisteten Vorauszahlungen
• das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsfrist

Die Abrechnung muss so verständlich sein, dass Ihr Mieter sie ohne Fachwissen nachvollziehen kann. Übergeben Sie sie per Post oder persönlich. Heben Sie einen Nachweis über die Zustellung auf.

Die Frist: 12 Monate, sonst verfällt die Nachforderung

Die wichtigste Regel zum Schluss: Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Für das Abrechnungsjahr 2025 heißt das: bis zum 31. Dezember 2026. Verpassen Sie die Frist, können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter trotzdem auszahlen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet: Reparaturen und Verwaltung gehören nicht in die Abrechnung.
• Falscher oder fehlender Verteilerschlüssel: Ohne nachvollziehbaren Schlüssel ist die Abrechnung angreifbar.
• Frist verpasst: Tragen Sie sich den 31. Dezember als festen Termin ein.
• Rechenfehler: Gerade bei mehreren Kostenarten und Schlüsseln schleichen sich in Excel schnell Fehler ein.