Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Was bedeutet umlagefähig?

Betriebskosten sind die Kosten, die laufend durch das Eigentum am Gebäude oder durch seinen Betrieb entstehen. Umlagefähig heißt: Sie dürfen diese Kosten auf den Mieter umlegen, also von ihm zurückverlangen. Welche Kosten das sind, ist gesetzlich festgelegt in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Was dort nicht steht, bleibt an Ihnen als Vermieter hängen.

Zwei Grundregeln vorweg: Die Kosten müssen laufend anfallen, also regelmäßig, nicht nur einmal. Und die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein.

Die 17 umlagefähigen Betriebskosten

Nach § 2 BetrKV dürfen Sie diese Kostenarten umlegen:

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, vor allem die Grundsteuer
2. Kosten der Wasserversorgung
3. Kosten der Entwässerung (Abwasser)
4. Kosten für Heizung und die zentrale Heizungsanlage
5. Kosten der Warmwasserversorgung
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Kosten des Aufzugs
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Kosten der Gartenpflege
11. Kosten der Beleuchtung gemeinschaftlicher Flächen
12. Kosten der Schornsteinreinigung
13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Kosten für den Hauswart (Hausmeister)
15. Kosten für Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss
16. Kosten für Einrichtungen zur Wäschepflege
17. Sonstige Betriebskosten

Nicht jede dieser Positionen betrifft jedes Haus. Bei einer einzeln vermieteten Eigentumswohnung fallen zum Beispiel Aufzug oder Hauswart oft weg.

Was nicht umlagefähig ist

Genauso wichtig wie die Liste ist, was nicht auf den Mieter darf. Diese Kosten tragen Sie als Vermieter selbst:

• Reparaturen und Instandhaltung: zum Beispiel eine neue Heizungspumpe, ein Handwerker fürs undichte Dach oder das Streichen des Treppenhauses.
• Verwaltungskosten: Ihr eigener Aufwand, Kosten für einen Verwalter, Steuerberater, Porto oder Kontoführung.
• Leerstandskosten: die Betriebskosten für Wohnungen, die gerade nicht vermietet sind.
• Einmalige Anschaffungen: etwa der Kauf eines neuen Rasenmähers oder einer Mülltonne.
• Rücklagen und Bankgebühren.

Die Grenze verläuft oft zwischen laufendem Betrieb (umlagefähig) und Erhalt der Bausubstanz (nicht umlagefähig). Die laufende Wartung der Heizung dürfen Sie umlegen, die Reparatur der Heizung nicht.

Voraussetzung: Vereinbarung im Mietvertrag

Auch eine Kostenart, die in § 2 BetrKV steht, dürfen Sie nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. In den meisten Verträgen steht dazu eine Formulierung wie „Der Mieter trägt die Betriebskosten nach § 2 BetrKV". Das genügt in der Regel für die Punkte 1 bis 16 der Liste.

Fehlt eine solche Vereinbarung, tragen Sie die Betriebskosten selbst. Prüfen Sie also vor der ersten Abrechnung einmal Ihren Mietvertrag.

Sonstige Betriebskosten

Punkt 17 der Liste, die „sonstigen Betriebskosten", ist ein Sonderfall. Kosten, die nicht unter die Punkte 1 bis 16 fallen, dürfen Sie nur umlegen, wenn sie im Mietvertrag einzeln und ausdrücklich benannt sind. Ein pauschaler Verweis reicht hier nicht.

Typische Beispiele sind die Wartung von Rauchmeldern, die regelmäßige Prüfung von Elektroanlagen oder die Dachrinnenreinigung. Steht so etwas nicht ausdrücklich im Vertrag, ist es nicht umlagefähig.

Sonderfall Kabel und Antenne

Bei Kabelanschluss und Gemeinschaftsantenne (Punkt 15) gab es Mitte 2024 eine wichtige Änderung. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist ausgelaufen. Vermieter können die Kosten eines Sammelvertrags für Kabelfernsehen seither in vielen Fällen nicht mehr wie früher pauschal über die Betriebskosten umlegen.

Wenn Sie einen solchen Vertrag haben, prüfen Sie die aktuelle Rechtslage genau, bevor Sie diese Position ansetzen. Im Zweifel lassen Sie sie weg.